Reglement Interieur
Ce règlement intérieur a pour objet de fixer les modalités d’exécution des statuts de l'association Landes Côte Sud Accueille. Il s'impose sans réserve à tous les adhérents.
Le règlement intérieur est approuvé par l’assemblée générale qui ratifie également les éventuelles modifications qui y sont apportées.
I Adhésions et cotisations
L’adhésion s’effectue dès l’ouverture des permanences d’accueil au mois de septembre ou en cours d’année à la cellule accueil, salle David Chabas.
Le montant de la cotisation est fixé par le conseil d’administration.
La cotisation est familiale (couple). Sa validité court du 1° juillet au 30 juin de chaque année. L’appel de cotisation est fait lors de l’assemblée générale. Un rappel est effectué avec l’envoi du programme suivant. Si aucune suite n’est donnée à la date du 15 janvier, l’adhérent sera rayé des listes.
Les invités participant à des manifestations particulières (repas, voyages) acquittent un tarif spécifique fixé par le bureau de l’association, dans la mesure des places disponibles.
II Assemblée générale
La convocation à l’assemblée générale est adressée quinze jours au moins avant sa tenue. Les adhérents reçoivent à l’appui de la convocation : l’ordre du jour, l’état des comptes, la documentation éventuellement nécessaire, un pouvoir.
III Conseil d’administration
L’appel à candidature est fait dans la convocation à l’assemblée générale. Il y est indiqué les noms des membres en fin de mandat, en précisant ceux qui se représentent et ceux qui ne se représentent pas. Les déclarations de candidature doivent être formulées par écrit et adressées au président ou au secrétaire avant la tenue de l’assemblée générale.
Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité relative. En cas d’égalité, la voix du président est prépondérante.
IV Rôle des membres du Bureau
Le bureau se réunit au moins une fois par trimestre.
Le président :
Il définit la politique générale de l’association, la représente et l’engage vis-à-vis des tiers.
Il assure les relations publiques.
Il convoque l’Assemblée Générale.
Il convoque et préside les réunions du conseil d’administration, du bureau et des responsables d’activités.
Il veille au respect et à l’application stricte des dispositions des statuts et du règlement intérieur.
Le vice-président :
Il supplée le président en cas d’indisponibilité de ce dernier. Il assure les missions ponctuelles qui lui sont confiées par le président ainsi que l’animation de commissions qui peuvent être créées avec des membres actifs de l’association.
Le secrétaire :
Le secrétaire est chargé de tout ce qui concerne la correspondance et les archives de l’association, des procès verbaux des réunions de l’assemblée générale, du conseil d’administration, du bureau et des responsables d’activités.
Il assure le traitement du courrier de l’association et la conservation de toute documentation.
Il envoie les convocations pour l’assemblée générale.
Il est chargé de la réservation des salles au profit des différentes activités.
Il prépare et rédige le bulletin trimestriel.
Le secrétaire adjoint :
Il assiste le secrétaire dans la réalisation de ses tâches et le supplée en cas d’indisponibilité.
Le trésorier :
Il est chargé de l’établissement du budget de l’association.
Il exécute les opérations de dépenses ordonnées par le président et encaisse les recettes de toute nature prévues au budget.
Il tient à jour le fichier informatique des membres.
Il tient un registre des matériels détenus par l’association.
Les comptes de l’association en recettes et en dépenses sont arrêtés à la date du 30 juin en vue de leur soumission à l’approbation de l’Assemblée Générale.
Le trésorier adjoint :
Il assiste le trésorier dans la réalisation de ses tâches et le supplée en cas d’indisponibilité.
Le chargé de coordination des activités et de relations avec les autres associations :
Il assure la coordination des événements organisés au niveau de l’association et qui mettent en jeu plusieurs activités.
Il est chargé des relations avec les autres associations de Capbreton et des communes voisines en vue de faire, le cas échéant, des propositions d’activités conjointes.
Le chargé de l’accueil :
Il assure la coordination des permanences de la cellule accueil et veille à la mise en place des moyens matériels nécessaires pour son fonctionnement.
Au début de chaque trimestre, il établit le tableau des permanences en concertation avec les personnes chargées de l’accueil.
V Les responsables d’activités :
Ils ont pour rôle d’animer leurs activités et de veiller à leur bon fonctionnement en accord avec les statuts de l’association. Ils définissent, le cas échéant, le nombre limite d’adhérents que peut comporter leur activité.
Ils sont réunis une fois par trimestre, en présence du président et du bureau, afin d’élaborer le programme du trimestre suivant.
En début d’exercice, pour le 15 novembre au plus tard, ils remettent au secrétaire la liste des adhérents qui participent à leur activité.
Autant que de besoin, ils remettent des photos ou textes concernant leur activité au responsable du site internet.
Ils adressent leurs demandes de besoins matériels au trésorier
Les demandes de mise à disposition de salles sont adressées au secrétaire. Ils sont également responsables de la salle et doivent s'assurer après l'activité que la salle est remise en ordre.
VI Dépenses et engagements
Les membres ou responsables d’activités souhaitant obtenir une participation financière de l’association pour une prestation doivent en faire la demande auprès du président ou du trésorier. A défaut d’accord, les prestations engagées ne seront pas remboursées.
Aucune dépense ne peut être engagée si elle n’est pas validée par le président.
VII Permanence d’accueil
La permanence de l’accueil fonctionne les jeudis après-midi de 14 h 30 à 17 h 30, salle David Chabas.
VIII Fonctionnement de la salle Chabas
Une fiche particulière accessible à tous fixe les procédures du fonctionnement de la salle Chabas (placards, photocopieur, clés, PC libre service pour les accueillant(e)s, téléphone pour les accueillant(e)s).
IX Transport
Dans le cadre de transport en voiture particulière, sur les lieux d’une activité ou d’un voyage organisé par l’association, chaque conducteur reste responsable des personnes transportées.
X Assurance
L’association souscrit une assurance responsabilité civile.
XI Commissaire aux comptes
L’assemblée générale peut décider de désigner un commissaire aux comptes chargé de vérifier la bonne exécution du budget de l’association. Ce commissaire aux comptes est élu lors de l’assemblée générale parmi les membres volontaires de l’Association ne faisant pas partie du conseil d’administration. Son mandat est d’un an et peut être renouvelé.
XII Dissolution
En cas de dissolution de l’association, les personnes ayant fait un apport pourront le reprendre, les biens restant seront transférés à la Croix Rouge Française.
XII Rappel de l’article 14 des statuts
Toutes discussions politiques ou confessionnelles sont formellement interdites dans les locaux de l’association ou au cours des réunions qu’elle organise.
Aucune activité commerciale personnelle ne doit avoir lieu dans les locaux de l’association mais est possible dans le cadre de l’association.